Smart Working

Definizione e aspetti normativi

Definizione

Lo Smart working “…è un approccio all’organizzazione del lavoro finalizzato a guidare una migliore efficacia ed efficienza nel raggiungimento degli obiettivi attraverso la combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, puntando sull’ottimizzazione degli strumenti e delle tecnologie e garantendo ambienti di lavoro funzionali alle esigenze personali dei lavoratori…” (def. Chartered Institute of Personnel and Development).

Il lavoro agile ha dunque l’obiettivo di incrementare la produttività aziendale, favorire la conciliazione dei tempi vita/lavoro e facilitare una maggiore sostenibilità ambientale.

La prestazione in smart working non incide sull’inserimento del lavoratore nell’organizzazione aziendale e sul relativo assoggettamento al potere direttivo, di controllo e disciplinare del datore di lavoro, né sulla connotazione giuridica del rapporto di lavoro subordinato. Non comporta nessuna modifica della sede di lavoro, né ha alcun effetto sull’inquadramento, sul livello retributivo e sulle possibilità di crescita professionale del dipendente.

Si caratterizza per l’autonomia nello svolgimento della prestazione nell’ambito degli obiettivi prefissati, nonché nel rispetto dell’organizzazione delle attività assegnate dal responsabile a garanzia dell’operatività dell’azienda e dell’interconnessione tra le varie funzioni aziendali.

Normative di riferimento

Legge 81/2017.

Protocollo d’intesa Nazionale del 7 dicembre 2021.

CCNL applicati in azienda.

Protocolli/Regolamenti aziendali.

Accordo individuale

In assenza di un regime normativo che preveda il c.d. smart working semplificato, la normativa prevede obbligatoriamente la stipula di un accordo individuale tra il datore di lavoro e il dipendente ove vengano disciplinate le prestazioni svolte come lavoro agile. Il citato Protocollo d'Intesa prevede che tale accordo debba disciplinare, tra gli altri, i seguenti temi:

• la durata dell'accordo, che può essere a termine o a tempo indeterminato, e l'eventuale alternanza tra lavoro in presenza e da remoto;
• strumenti di lavoro;
• tempi di riposo e misure tecniche ed organizzative per assicurare il diritto alla disconnessione;
• forme e modalità di controllo della prestazione lavorativa, modalità di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed eventuali sanzioni disciplinari;
• luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa e indicazioni sulla sicurezza;
• formazione.

Sede di lavoro

Le prestazioni di lavoro svolte in regime di smart working non comportano la definizione di un preciso luogo di lavoro, tanto che il datore di lavoro, fatte salve eventuali prescrizioni, può ignorare quale esso sia. Di conseguenza, nel lavoro agile, è il lavoratore stesso a dover garantire l’attuazione delle misure di sicurezza previste dal datore di lavoro sul quale, tuttavia, resta un generale obbligo di garanzia di sicurezza e di informazione in merito ai rischi del lavoratore.

Orario di lavoro e prestazioni straordinarie

Uno dei principi cardine su cui si basa la disciplina dello smart working è la flessibilità della prestazione lavorativa che, a livello teorico, si manifesta come l'assoluta mancanza di orari di lavoro prefissati. Possono essere però previsti, e concordati in sede di accordo individuale, delle specifiche modalità di contemporaneità delle prestazioni e/o periodi di reperibilità per ovviare ad esigenze di carattere operativo ed organizzativo.

La peculiarità di un rapporto di lavoro ove gli orari non sono prefissati comporta, sebbene teoricamente possibile, l'incompatibilità con il riconoscimento di prestazioni straordinarie. Tale incompatibilità deriva sia dalla difficoltà di una loro quantificazione, sia perché la prestazione è incentrata soprattutto sugli obiettivi e non sul conteggio delle ore lavorate. In sede di accordo individuale, però, anche in funzione di particolari assetti sull'orario di lavoro, le parti sono libere di concordare modalità diverse di riconoscimento che si discostino dall'approccio generale.

Aspetti retributivi ed eventuali indennità

Il lavoratore che opera in smart working ha diritto a percepire la stessa retribuzione del dipendente che compie la sua prestazione lavorativa in presenza. Oltre a questa, però, non c'è alcun automatismo circa il riconoscimento di ogni altra indennità, a partire da quella sostitutiva della mensa, che devono essere rinegoziate a livello decentrato od individuale.

Aspetti relativi alla sicurezza

Ai sensi di quanto previsto dall'art. 22 della Legge 81/2017, il datore di lavoro è tenuto a garantire la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile. A tal fine, l'azienda consegna al lavoratore un'informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione lavorativa. Il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione applicando correttamente le direttive aziendali.

Strumenti di lavoro

Gli strumenti utilizzati dal lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile vengono disciplinati nel contesto dell’accordo individuale stipulato tra lavoratore e azienda, così come previsto dall’art. 19 della Legge 81/2017. In genere, le strumentazioni e attrezzature necessarie al lavoratore vengono individuate dall’azienda in base alla mansione svolta e vengono fornite al lavoratore in comodato d’uso. Generalmente si tratta di notebook, pc, tablet, stampanti etc. per i quali l’assistenza tecnica è a carico dell’azienda mentre grava sul lavoratore l’obbligo di custodia. In genere, la connessione internet è a carico del lavoratore così come i costi per l'energia elettrica e la rete telefonica fissa. Tutti questi aspetti, però, possono essere diversamente regolati in sede di accordo.

Privacy

Il lavoratore è tenuto a garantire la riservatezza dei dati contenuti negli strumenti utilizzati per lo svolgimento dell'attività lavorativa, nel rispetto del disciplinare tecnico in materia di privacy aziendale e delle istruzioni che sono consegnate dall'azienda al lavoratore quale incaricato del trattamento di dati.

Personale interessato

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Lavoratori fragili e genitori under 14

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Formazione agli smart worker e relativi responsabili

Il personale in smart working verrà avviato a specifici interventi formativi/informativi, di seguito riportati in via esemplificativa, a supporto dello svolgimento della prestazione lavorativa in modalità remota:

• Formazione competenze relazionali, a sostegno e potenziamento delle competenze trasversali necessarie per il corretto svolgimento del rapporto di lavoro a distanza, (a titolo esemplificativo: comunicazione, leadership a distanza, autonomia, responsabilità, orientamento al risultato, ecc.);
• Formazione Salute e Sicurezza, per adattare i comportamenti rispetto alle diverse modalità lavorative;
• Formazione su competenze digitali.

Gli stessi argomenti formativi verranno organizzati per i responsabili d’ufficio, declinati nei temi rispetto alle loro figure organizzative, al fine di consentirgli una funzionale e ottimizzata gestione dei propri collaboratori, durante la prestazione in smart working.